Regulamin realizacji zamówień indywidualnych

1. Postanowienia ogólne

1. Niniejszy Regulamin określa zasady składania, potwierdzania i realizacji zamówień indywidualnych dotyczących w szczególności odzieży sportowej, odzieży wizerunkowej, produktów tekstylnych, nadruków, haftów, personalizacji, projektów graficznych oraz gadżetów reklamowych.
2. Regulamin ma zastosowanie do zamówień realizowanych przez markę Sportgang Sportswear, dalej jako „Wykonawca”.
3. Klientem w rozumieniu Regulaminu jest osoba fizyczna, osoba prawna albo jednostka organizacyjna składająca zamówienie u Wykonawcy.
4. Regulamin jest dostępny pod adresem: www.sportgangsportswear.pl/regulamin/ .
5. Złożenie zamówienia, akceptacja oferty, akceptacja specyfikacji, akceptacja projektu graficznego lub opłacenie proformy oznacza zapoznanie się z Regulaminem i jego akceptację.
6. Zamówienia realizowane przez Wykonawcę mają charakter indywidualny i są wykonywane na podstawie ustaleń z Klientem, zaakceptowanych projektów, specyfikacji, rozmiarów, ilości, kolorystyki oraz innych parametrów przekazanych mailowo.

2. Składanie zamówień i dokonywanie zmian

1. Zamówienia przyjmowane są wyłącznie drogą mailową.
2. Wszelkie ustalenia dotyczące zamówienia, w szczególności ilości, rozmiarów, kolorów, rozmieszczenia logotypów, wymiarów nadruków, rodzaju personalizacji, terminów oraz zmian w zamówieniu, wymagają potwierdzenia mailowego.
3. Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności za błędy, nieścisłości lub pominięcia wynikające z ustaleń przekazanych wyłącznie telefonicznie, ustnie, SMS-em, przez komunikatory internetowe, media społecznościowe lub inne kanały, jeżeli nie zostały one następnie potwierdzone mailowo.
4. W przypadku rozbieżności pomiędzy ustaleniami mailowymi a ustaleniami przekazanymi innymi kanałami, wiążące są ustalenia potwierdzone mailowo.
5. Klient zobowiązany jest do przekazania kompletnego i jednoznacznego zamówienia, obejmującego w szczególności:
   a) rodzaj produktu,
   b) ilości,
   c) rozmiary,
   d) kolory,
   e) rozmieszczenie logotypów, grafik i innych elementów,
   f) wymiary logotypów, grafik i innych elementów, jeżeli mają mieć określoną wielkość,
   g) oznaczenia kolorów Pantone, jeżeli mają być zastosowane,
   h) pliki graficzne, logotypy, teksty i inne materiały potrzebne do realizacji zamówienia,
   i) inne szczególne wymagania techniczne lub wizualne.
6. W przypadku braku kompletnych informacji Wykonawca może wykonać zamówienie według najlepszej wiedzy, doświadczenia produkcyjnego oraz oceny grafika lub działu produkcji.
7. Finalny termin realizacji zamówienia ustalany jest mailowo po łącznym spełnieniu następujących warunków:
   a) akceptacji projektu, wizualizacji lub specyfikacji przez Klienta,
   b) przekazaniu przez Klienta finalnych ilości i rozmiarów,
   c) opłaceniu faktury, faktury proforma, zaliczki lub innej wymaganej płatności, jeżeli została przewidziana dla danego zamówienia.
8. Rozpoczęcie korespondencji, przesłanie zapytania, przygotowanie wyceny, przygotowanie projektu lub prowadzenie ustaleń z Klientem nie oznacza rezerwacji terminu produkcji ani przyjęcia wiążącego terminu realizacji zamówienia.
9. Terminy realizacji mogą ulegać zmianie do czasu spełnienia wszystkich warunków niezbędnych do rozpoczęcia realizacji zamówienia, w szczególności z uwagi na dynamicznie zmieniającą się kolejkę produkcyjną, dostępność materiałów, obłożenie produkcji oraz kompletność informacji przekazanych przez Klienta.

3. Projekty graficzne i wizualizacje

1. Przed rozpoczęciem realizacji zamówienia Klient zobowiązany jest do mailowej akceptacji projektu, wizualizacji lub specyfikacji przygotowanej przez Wykonawcę.
2. Produkcja może zostać rozpoczęta dopiero po zaakceptowaniu przez Klienta projektu, wizualizacji lub specyfikacji, chyba że strony ustalą inaczej w formie mailowej.
3. Projekt graficzny lub wizualizacja służy do przedstawienia ogólnego wyglądu produktu, rozmieszczenia elementów, kolorystyki, układu graficznego oraz charakteru zamówienia.
4. Klient zobowiązany jest do dokładnego sprawdzenia projektu przed jego akceptacją, w szczególności pod kątem:
   a) poprawności logotypów,
   b) poprawności tekstów,
   c) literówek,
   d) kolorów,
   e) rozmieszczenia grafik,
   f) proporcji elementów,
   g) numerów, nazwisk i personalizacji,
   h) ilości, rozmiarów i wariantów produktów.
5. Mailowa akceptacja projektu przez Klienta oznacza potwierdzenie, że projekt został sprawdzony i zaakceptowany do realizacji.
6. Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności za błędy, literówki, nieprawidłowe logotypy, błędne dane, nieaktualne grafiki lub inne nieprawidłowości, które były widoczne na projekcie lub wizualizacji zaakceptowanej przez Klienta.
7. W przypadku gdy Klient zaakceptuje projekt zawierający błąd, w tym również błąd w logotypie, grafice, tekście lub personalizacji, przyjmuje się, że zaakceptował realizację zamówienia zgodnie z tym projektem.
8. Wszelkie zmiany do projektu muszą zostać przekazane mailowo. Zmiany przekazane w innej formie mogą nie zostać uwzględnione.
9. Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności za nieuwzględnienie zmian, które nie zostały jednoznacznie przekazane i potwierdzone mailowo przed akceptacją projektu lub przed rozpoczęciem produkcji.

4. Zakres projektu graficznego i liczba poprawek

1. Jeżeli Wykonawca wykonuje dla Klienta projekt graficzny, standardowo obejmuje on przygotowanie minimum dwóch propozycji projektowych.
2. Klient może zgłaszać uwagi do przedstawionych propozycji, prosić o ich modyfikację albo poprosić o przygotowanie nowych propozycji w ramach ustalonego zakresu prac projektowych.
3. Po wyborze jednej z propozycji projektowych i rozpoczęciu pracy nad jej modyfikacją, Klient nie może powrócić do innej, wcześniejszej propozycji jako podstawy dalszych prac bez poniesienia dodatkowych kosztów.
4. W przypadku rezygnacji z wybranej koncepcji i powrotu do innej propozycji albo rozpoczęcia prac nad zupełnie nowym kierunkiem graficznym, Wykonawca ma prawo naliczyć dodatkową opłatę za projekt graficzny albo wycenić dalsze prace według roboczogodzin pracy grafika.
5. W ramach wybranego projektu Klient ma prawo do maksymalnie czterech tur poprawek, chyba że strony ustalą inaczej w formie mailowej.
6. Przez jedną turę poprawek rozumie się jednorazowe przekazanie przez Klienta listy zmian do projektu.
7. Po wykorzystaniu czterech tur poprawek Wykonawca ma prawo:
   a) odmówić wykonania kolejnych poprawek bez dodatkowej opłaty,
   b) zaproponować dodatkową wycenę projektu,
   c) rozliczyć dalsze prace według roboczogodzin pracy grafika.
8. Zmiany zgłaszane po mailowej akceptacji projektu mogą zostać potraktowane jako dodatkowo płatne, zwłaszcza jeżeli wymagają ponownego przygotowania plików, zmiany technologii, zmiany specyfikacji lub ingerencji w rozpoczęty proces produkcyjny.

5. Pliki projektowe, prawa autorskie i pliki źródłowe

1. Jeżeli Wykonawca przygotowuje dla Klienta projekt graficzny, standardowym efektem prac jest projekt, wizualizacja lub plik poglądowy w formacie JPG, PNG lub innym formacie wskazanym przez Wykonawcę.
2. Standardowa cena projektu nie obejmuje przekazania plików źródłowych, plików otwartych, plików produkcyjnych ani przeniesienia autorskich praw majątkowych do projektu, chyba że strony wyraźnie ustalą inaczej w formie mailowej.
3. Jeżeli Klient chce otrzymać pliki źródłowe, pliki otwarte, pliki produkcyjne lub nabyć autorskie prawa majątkowe do projektu, powinien poinformować o tym Wykonawcę przed rozpoczęciem prac projektowych.
4. Przekazanie plików źródłowych, plików otwartych, plików produkcyjnych lub przeniesienie autorskich praw majątkowych może podlegać dodatkowej wycenie.
5. Brak wyraźnego mailowego ustalenia dotyczącego przeniesienia autorskich praw majątkowych oznacza, że Klient otrzymuje prawo do wykorzystania projektu wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji zamówienia przez Wykonawcę.
6. Klient oświadcza, że posiada prawa do przesłanych Wykonawcy logotypów, znaków towarowych, grafik, nazw, haseł, zdjęć, tekstów oraz innych materiałów przekazanych do wykorzystania w zamówieniu.
7. Klient ponosi odpowiedzialność za naruszenie praw osób trzecich wynikające z wykorzystania materiałów przekazanych Wykonawcy do realizacji zamówienia.

6. Kolorystyka i oznaczenia Pantone

1. Klient powinien podać przy finalnym zamówieniu mailowym dokładne kolory Pantone, które mają zostać użyte przy realizacji zamówienia.
2. Klient powinien jednoznacznie określić, który kolor Pantone dotyczy którego elementu projektu, logotypu, grafiki, nadruku, tkaniny lub innego elementu zamówienia.
3. W przypadku braku wskazania kolorów Pantone lub braku jednoznacznego przypisania kolorów do elementów projektu, kolory są dobierane przez Wykonawcę na podstawie wizualizacji, materiałów przesłanych przez Klienta, oceny grafika oraz możliwości technologicznych.
4. W przypadku braku wskazania kolorów Pantone Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności za różnice kolorystyczne pomiędzy oczekiwaniem Klienta, wizualizacją ekranową, przesłanymi materiałami a gotowym produktem.
5. Wizualizacje wyświetlane na ekranach komputerów, telefonów lub innych urządzeń mogą różnić się kolorystycznie od gotowego produktu z uwagi na indywidualne ustawienia ekranów, profil kolorystyczny plików, rodzaj materiału oraz technologię produkcji.
6. Nawet w przypadku podania przez Klienta kolorów Pantone, odcienie kolorów mogą nieznacznie różnić się od wzornika lub od oczekiwania Klienta z uwagi na zastosowaną technologię, rodzaj materiału, strukturę tkaniny, sposób barwienia, nadruku, haftu lub innej personalizacji.
7. Kolory mogą różnić się również pomiędzy różnymi rodzajami produktów, partiami materiałów, typami tkanin oraz technologiami znakowania.
8. Niewielkie różnice kolorystyczne wynikające z technologii produkcji, rodzaju materiału lub właściwości nadruku nie stanowią wady produktu.

7. Wymiary, skalowanie i rozmieszczenie elementów graficznych

1. Jeżeli Klient oczekuje konkretnego wymiaru logotypu, grafiki, napisu, numeru, nazwiska lub innego elementu, powinien podać ten wymiar mailowo, najlepiej w centymetrach.
2. Jeżeli Klient nie poda dokładnych wymiarów elementów graficznych, Wykonawca wykonuje je według własnej oceny, z uwzględnieniem projektu, proporcji produktu, możliwości technologicznych oraz specyfiki wykroju.
3. Rzeczywiste wymiary logotypów, grafik lub innych elementów mogą odbiegać od wizualizacji, jeżeli wynika to ze specyfiki wykrojów, rozmiarów odzieży, rodzaju materiału, technologii produkcji lub innych ograniczeń technicznych.
4. Wykonawca zastrzega sobie prawo do skalowania albo nieskalowania elementów graficznych pomiędzy różnymi rozmiarami odzieży lub różnymi produktami, jeżeli Klient nie określił mailowo dokładnych wymiarów i zasad skalowania.
5. Jeżeli Klient oczekuje, aby element graficzny miał taką samą wielkość na wszystkich rozmiarach produktu, powinien wskazać to mailowo przy składaniu zamówienia.
6. Jeżeli Klient oczekuje, aby element graficzny był skalowany proporcjonalnie do rozmiaru produktu, powinien wskazać to mailowo przy składaniu zamówienia.
7. W przypadku braku takich informacji Wykonawca podejmuje decyzję o skalowaniu lub nieskalowaniu elementów na podstawie doświadczenia produkcyjnego i możliwości technicznych.
8. Rozmieszczenie logotypów, grafik, napisów i innych elementów może nieznacznie różnić się względem wizualizacji oraz pomiędzy różnymi produktami lub rozmiarami.
9. Jeżeli Klient oczekuje dokładnego rozmieszczenia elementów, powinien podać mailowo precyzyjne odległości w centymetrach, na przykład od kołnierza, szwu, krawędzi, środka produktu lub innego punktu odniesienia.
10. Brak podania dokładnych odległości oznacza zgodę Klienta na rozmieszczenie elementów według oceny Wykonawcy, z uwzględnieniem projektu, wykroju, rozmiaru produktu i możliwości technologicznych.

8. Tolerancje produkcyjne i technologiczne

1. Produkty wykonywane przez Wykonawcę są produkowane od podstaw lub personalizowane indywidualnie, dlatego mogą występować naturalne tolerancje produkcyjne.
2. Każda odzież produkowana przez Wykonawcę ma tolerancję wymiarową wynoszącą +/- 1,5 cm, chyba że strony ustalą inaczej w formie mailowej.
3. Tolerancja wymiarowa wynika w szczególności z procesu produkcji, szycia, krojenia, rodzaju materiału, sposobu znakowania, technologii nadruku, haftu, obróbki cieplnej oraz innych etapów produkcyjnych.
4. Różnice mieszczące się w tolerancji wymiarowej +/- 1,5 cm nie stanowią wady produktu.
5. W przypadku produktów, na których wykonywane są nadruki lub znakowania z użyciem temperatury, mogą występować czasowe odkształcenia, odbicia, zagniecenia lub ślady technologiczne na materiale.
6. Odkształcenia powstałe w wyniku działania temperatury powinny zniknąć maksymalnie po dwóch prawidłowo wykonanych praniach, zgodnych z zaleceniami pielęgnacji produktu.
7. Jeżeli odkształcenia nie znikną po dwóch prawidłowo wykonanych praniach, Klient może zgłosić reklamację.
8. Niewielkie różnice wynikające z technologii produkcji, właściwości materiałów, kroju, rozmiaru, rodzaju nadruku, haftu lub innej metody personalizacji nie stanowią wady produktu, o ile nie wpływają istotnie na zgodność produktu z zaakceptowanym zamówieniem.

9. Odpowiedzialność Klienta za akceptację i dane do zamówienia

1. Klient ponosi odpowiedzialność za poprawność danych, materiałów, plików, logotypów, grafik, tekstów, rozmiarów, ilości, kolorów oraz innych informacji przekazanych do realizacji zamówienia.
2. Klient zobowiązany jest do sprawdzenia wszystkich informacji przed złożeniem zamówienia oraz przed akceptacją projektu.
3. Akceptacja projektu oznacza zgodę na realizację zamówienia zgodnie z zaakceptowaną wizualizacją, z uwzględnieniem tolerancji produkcyjnych, technologicznych i materiałowych opisanych w Regulaminie.
4. Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności za skutki błędów wynikających z nieprawidłowych, niekompletnych lub niejednoznacznych informacji przekazanych przez Klienta.
5. W przypadku konieczności wprowadzenia zmian wynikających z błędnych lub niekompletnych informacji przekazanych przez Klienta, Wykonawca ma prawo naliczyć dodatkowe koszty, w szczególności za ponowne przygotowanie projektu, plików, materiałów, produkcji lub części zamówienia.

10. Produkty indywidualne i personalizowane

1. Produkty wykonywane przez Wykonawcę są co do zasady produktami indywidualnymi, personalizowanymi lub wykonywanymi według specyfikacji Klienta.
2. Dotyczy to w szczególności produktów zawierających logotypy, nadruki, hafty, nazwiska, numery, indywidualne kolory, indywidualne projekty, dedykowane kroje, personalizację lub inne elementy przygotowane według wytycznych Klienta.
3. Ze względu na indywidualny charakter zamówień, anulowanie zamówienia po rozpoczęciu prac projektowych, przygotowawczych lub produkcyjnych może być niemożliwe albo może wiązać się z obowiązkiem pokrycia przez Klienta kosztów poniesionych przez Wykonawcę.
4. Jeżeli zamówienie zostało już przekazane do produkcji, Wykonawca ma prawo odmówić jego anulowania lub zmiany, jeżeli zmiana nie jest możliwa technologicznie, organizacyjnie lub ekonomicznie.
5. Powyższe postanowienia nie ograniczają ustawowych praw Klienta, w szczególności prawa do złożenia reklamacji w przypadku produktu niezgodnego z umową.

11. Reklamacje dotyczące kwestii projektowych i technologicznych

1. Reklamacji nie podlegają różnice, które wynikają z zaakceptowanego przez Klienta projektu, wizualizacji lub specyfikacji.
2. Reklamacji nie podlegają błędy widoczne w zaakceptowanym projekcie, w szczególności literówki, błędne logotypy, nieprawidłowe teksty, błędne numery, nazwiska lub inne elementy zaakceptowane przez Klienta przed produkcją.
3. Reklamacji nie podlegają niewielkie różnice kolorystyczne, wymiarowe, produkcyjne lub technologiczne, jeżeli mieszczą się w granicach tolerancji opisanych w Regulaminie.
4. Klient ma prawo zgłosić reklamację, jeżeli produkt został wykonany niezgodnie z zaakceptowanym projektem, specyfikacją lub ustaleniami mailowymi, z uwzględnieniem tolerancji produkcyjnych i technologicznych wskazanych w Regulaminie.
5. Reklamacja powinna zostać zgłoszona mailowo i zawierać opis niezgodności, zdjęcia produktu oraz numer zamówienia lub inne dane pozwalające na identyfikację zamówienia.
6. Wykonawca rozpatruje reklamacje zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz postanowieniami Regulaminu.

12. Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie mają obowiązujące przepisy prawa polskiego.
2. Żadne postanowienie Regulaminu nie ma na celu ograniczenia praw Klienta, których nie można wyłączyć lub ograniczyć na podstawie obowiązujących przepisów prawa.
3. Wykonawca zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu.
4. Do zamówienia zastosowanie ma wersja Regulaminu obowiązująca w dniu złożenia zamówienia, akceptacji oferty, akceptacji projektu lub opłacenia proformy, w zależności od tego, które z tych zdarzeń nastąpiło jako pierwsze.
5. Aktualna wersja Regulaminu jest dostępna pod adresem: www.sportgangsportswear.pl/regulamin/